وقتی‌که به ساعات مشاوره به مراجعه‌کنندگانم در مورد زمان‌بندی و برنامه‌ریزی فکر می‌کنم، متوجه می‌شوم افراد در مورد مشکل بازده و بهره‌وری خود دچار اشتباه هستند. در حقیقت مشکل اصلی آنان تعهد بیش‌ازحد به پروژه‌ها و اهدافشان است، خود را وادار می‌کنند که تعداد ساعات بیشتری در روز وقت بگذارند، احساس می‌کنند کمبود زمان زیادی دارند. یکی از مراجعه‌کنندگانم احساس کم‌کاری زیادی داشت تا زمانی که متوجه شد انتظاری غیرعادی از خود دارد که در یک هفته که ۴۰ ساعت کاری دارد می‌تواند ۱۶۰ ساعت کار کند.
برای یک‌زمان بندی مناسب ابتدا باید این حقیقت را قبول کرد که زمان یک منبع محدود است. قبول این مطلب به شما کمک می‌کند تا کارهایی را که می‌خواهید به‌راحتی انتخاب کنید و انجام دهید؛ بنابراین می‌توانید زمان خود را صرف کارهای مهم‌تر کنید یکی از مراجعه‌کنندگانم این موضوع را این‌طور بیان کرد که: من متوجه شدم که تنها مقدار مشخصی زمان‌دارم، بنابراین باید ابتدا آن را صرف اولویت‌هایم کنم و بدانم که انتخاب یک کار به معنای انتخاب نکردن کاری دیگر است.
مهم‌ترین عاملی که باعث می‌شود در مدیریت زمان احساس موفقیت یا شکست کنید این است که انتظارتان از مقدار زمانی که برای انجام کارهای خود دارید چقدر است. فرمول زمانی زیر برای شما مشخص می‌کند که رابطه بین میزان انتظارات و زمان واقعی شما چقدر است. زمانی که شما این اطلاعات را داشته باشید، می‌توانید به‌طور دقیق مشخص کنید چه‌کاری را باید انجام دهید تا توازنی در بودجه زمانی کارهای خود داشته باشید.

مدیریت موفق زمان:
انتظارات بیرونی + انتظارات درونی < 24 ساعت – ساعات رسیدگی به خود

استرس ناشی از کمبود زمان:
انتظارات بیرونی + انتظارات درونی > 24 ساعت – ساعات رسیدگی به خود

به فرمول مدیریت موفق زمان نگاه کنید، در یک طرف آن‌ زمان ۲۴ ساعت ثابت روزانه و در طرف دیگر آن ‌زمان متغییر برای رسیدگی به خود قرار دارد. زمان رسیدگی به خود شامل تمامی فعالیت‌هایی است که برای سلامتی لازم است مانند: خواب، تغذیه، نظافت شخصی و …
چند نمونه عددی از موارد بالا:
خواب – ۷ ساعت
تغذیه – ۱ ساعت
نظافت شخصی – ۲ ساعت
مجموع – ۱۰ ساعت

کاغذی بردارید و تمامی ساعت موردنیاز خود برای استراحت، تغذیه، نظافت شخصی و … را بنویسید. در صورت نیاز می‌توانید موارد شخصی دیگر خود را به آن اضافه کنید، اما مطمئن باشید که تمامی این مقادیر را به حداقل میزان موردنیاز محدود می‌کنید تا بتوانید به مقدار دقیق زمان در دسترس خود برسید.
زمانی که مقدار ثابت زمانی را که برای خود صرف می‌کنید به دست آوردید، آن را از ۲۴ ساعت کم کنید تا به بودجه زمانی خود در روز دست پیدا کنید. ممکن است در روزهای مختلف این مقدار تغییر کند اما هدف ما رسیدن به میانگینی از بودجه زمانی است.

مثالی از بودجه زمانی روزانه:
۲۴ ساعت – ۱۰ ساعت = ۱۴ ساعت

بعد از محاسبه بودجه زمانی خود، انتظارات زمانی بیرونی و درونی خود را جمع کنید. انتظارات خارجی شامل تعهدات به سایرین می‌باشد، مانند صرف زمانی مشخص در محل کار یا حضور در مراسمات خانوادگی؛ انتظارات داخلی، تعهدات به خود می‌باشد، مانند تمایل به ورزش یا مطالعه. چند مثال پراستفاده:
انتظارات خارجی:
کار
رفت‌وآمد
ارتباط با سایر افراد
آموزش
تکالیف خانه
جلسات دوره‌ای
رهبری / مسئولیت‌ها


انتظارات داخلی:
پیشرفت شخصی
سرگرمی/ پروژه‌های جانبی
مسافرت
امور مالی و سرمایه‌گذاری
نیایش و تمرکز

اگر اکثر تعهدات شما در روز انجام نمی‌پذیرد، احتمالاً میزان انتظارات شما در هر فهرست بر اساس ۲۴ ساعت در روز چیده شده است. مثلاً ممکن است شما ۹ ساعت در روز را برای کار و ۲ ساعت را برای تفریح و فعالیت‌های جانبی قرار داده باشید.
اگر شما مقدار مناسبی از متغییرها را در روز داشته باشید می‌توانید بودجه‌بندی زمانی مؤثرتری در هفته داشته باشید. برای به دست آوردن بودجه زمانی هفتگی خود، بودجه زمانی روزانه خود را در ۷ ضرب کنید.

مثالی از بودجه زمانی هفتگی:
۱۴ ساعت * ۷ = ۹۸ ساعت

سپس مقدار زمان موردنیاز برای انتظارات خارجی و درونی خود در هفته را به دست آورید. به‌عنوان مثال،۴۵ ساعت را برای کار در هفته اختصاص دهید تا مقدار متوسط زمانی را که برای کار کردن در هفته می‌گذارید را بیان کند (چه در محل کار و چه در بیرون آن) و همچنین ۵ ساعت برای پروژه‌های جانبی.
حالا مقادیر مربوط به هر دسته را بنویسید و آن‌ها را برای مدت یک هفته محاسبه و جمع کنید. اگر مطمئن نیستید دقیقه چه مقدار هستند به برنامه هفته گذشته خود نگاه کنید. اگر برنامه هفته گذشته‌تان دقیق نیست مقدار زمان مورد انتظار را برای هفته آتی بنویسید.
حالا زمان مهم حقیقت فرارسیده است: زمان آن است تا متوجه شوید انتظارات شما با بودجه زمانی شما چقدر تطابق دارد. مقدار زمان مورد انتظار داخلی و درونی خود را در سمت چپ معادله و بودجه زمانی خود را در سمت راست آن قرار دهید.
بودجه زمانی…. انتظارات خارجی + انتظارات درونی
سپس جای خالی را با علامت< یا > یا = پرکنید.

اگر همانند سایر افراد باشید گزینه اول را انتخاب می‌کنید. چراکه تعهدات درونی و بیرونی شما بیشتر از مقدار واقعی توان شماست. این برای شما استرس و احساس گناه زیادی درگذشته ایجاد کرده است. ولی اکنون شما از این مطلب آگاه هستید و می‌توانید آن را برای آینده درست کنید.

نویسنده: Elizabeth Grace Saunders

ترجمه شده از:
https://hbr.org/2015/02/a-formula-to...ting-your-time



مدیریت زمان مدیران متعهد | وبلاگ برنامه تجاری‌سازی شریف